Co pomoże zorganizować 2016 rok?

Pierwszy tydzień Nowego Roku za Tobą. Jak się czujesz? Jesteś pełen energii i nadal masz w sobie chęć zmiany świata? Czujesz tą samą co przed Sylwestrem determinację, by osiągnąć cele? Nadal wierzysz, że potrafisz dotrzymać swoich postanowień, bo wiesz że mają Cię zaprowadzić w jedno konkretne miejsce? Jeżeli w ciągu tych paru dni, pojawiła się u Ciebie myśl, że „gdybym tylko jakoś to ogarnął i zaplanował, to na pewno by się udało”, to zapraszam do lektury.

 

Dzisiaj o tym bez czego nie funkcjonowałabym w tak zorganizowany sposób. O czymś, co stosuję od dawna i o czymś zupełnie nowym.

Kalendarz

Nie wiem dlaczego, ale posiadanie kalendarza w szkole średniej to było coś absolutnie „must have”. Co roku od nowa przeżywałam dylemat nad formatem, wydaniem, kolorem, wagą, ceną. Co roku podczas zakupu obiecywałam sobie, że będę z niego rzetelnie korzystać. W końcu co roku porzucałam moje zamierzenia.

Myślałam, że kalendarz to jednak wynalazek nie dla mnie. W szkole stosunkowo niewiele się działo, więc co ważniejsze informacje były notowane w zeszycie i tylko od czasu do czasu niektóre terminy sprawdzianów były przenoszone do kalendarza.

Byłam w błędzie, uważając że kalendarz jest jedynie moim wymysłem, potrzebą sztucznie wykreowaną przez kuszące wystawy. Prawda okazała się całkiem prozaiczna – posiadanie kalendarza jest uzależnione przez ilość zajęć.

Kalendarz na dobre zaczęłam używać w momencie pójścia na studia. Nagle pojawiło się za dużo terminów kolokwiów, prac zaliczeniowych, egzaminów, projektów do zapamiętania – kalendarz mnie od tego uwolnił. Zapewne wiesz, że spisanie czegokolwiek uwalnia Twoją głowę od pętli myślenia „żebym tylko o tym nie zapomniał… żebym tylko o tym nie zapomniał”. Robiąc jedno, myślisz o drugim i w efekcie pracujesz znacznie mniej wydajnie. Ale dzisiaj nie o tym.

Nie pamiętam dlaczego wtedy kupiłam ten a nie inny kalendarz. Wiem natomiast, że od paru lat nie kupuję żadnego innego. Trzy lata temu, kiedy bardzo interesowała mnie tematyka zarządzania czasem zjadłam niemal zęby na radach dotyczących tego jak powinien wyglądać kalendarz. Rok rocznie odwiedzam blogi, których autorki prezentują zrobione przez siebie kalendarze. I co roku przekopuję się przez stosy kalendarzy wyłożonych na wystawach. Wszystko po to, by na koniec i tak kupić stary sprawdzony model.

Z kalendarzami jest tak, że każdy powinien kupić sobie taki, jaki mu odpowiada. Jeżeli jeszcze nie wie jaki miałby to być, to nie pozostaje nic innego jak próbować i kupować przeróżne modele. Wybór jest przeogromny i wszystko zależy od Twoich osobistych preferencji.

Coachowie doradzają zakup kalendarza, w którym po otwarciu widać w przekroju cały tydzień. Dzięki temu zyskujesz perspektywę ile rzeczy musisz zrobić w najbliższym czasie i szafujesz mniejszymi czynnościami w tzw. międzyczasie. To daje Ci ogólny pogląd na to, co w nadchodzącym tygodniu musi być zrobione.

Duża część kobiet uwielbia kalendarze formatu A6 (połowa wielkości zeszytu A5), bo dzięki niewielkiemu rozmiarowi można go spakować do torebki i mieć zawsze przy sobie.

Kiedy oprócz dat chcesz mieć zawsze pod ręką długopis i jakieś wizytówki, a do tego nie jesteś fanem wydawania co roku 25-50 zł na kalendarz, decydujesz się na zakup wkładów kartek do organizera.

Oczywiście jako nauczyciel możesz się zdecydować na kalendarze specjalnie dedykowane dla ludzi z Twojego zawodu.

Młodzież ma do dyspozycji różnokolorowe, dość grube kalendarze wzbogacone o miejsce na plan lekcji oraz kawały, anegdoty, testy psychologiczne itp.

Asortyment jest naprawdę szeroki, a ja mam tylko jedną radę – nie słuchaj tego, co mówi do Ciebie coach, przyjaciel, rodzic. Kup taki kalendarz jaki odpowiada tylko i wyłącznie Tobie. A jeżeli takiego nie ma, weź przykład z różnych Blogerek i stwórz swój własny kalendarz lub pobierz od nich (często są udostępniane za darmo).

Mój kalendarz nie wpasowuje się w zalecany model perspektywicznego patrzenia. Jest stosunkowo gruby, bo jedna strona odpowiada jednemu dniu. Na (już) zeszłorocznym szkoleniu z zarządzania czasem, prowadząca pytała o to jakie mamy kalendarze. Odpowiedziałam, chociaż wiedziałam że nie jest to popularna i do końca prawidłowa odpowiedź. Nie pomyliłam się, bo zostałam poproszona o wyjaśnienie dlaczego uważam taki rozkład dni za dobry. Wcale nie chodzi o to, że jakoś super szczegółowo planuję swoje dni. Nie chodzi o to, że mam aż tyle zajęć iż potrzebuję dużo miejsca na ich spisywanie. Niemniej potrzebuję miejsca, bo kalendarz to dla mnie nie tylko miejsce do planowania ale i do spisywania pomysłów, informacji, haseł do sprawdzenia, nazwy produktów lub producentów itp. Tam też np. z początkiem semestru notuje wszystkie potrzebne książki do zaliczenia przedmiotu. Notuje swoje osiągnięcia, dzięki czemu z łatwością odnajduje co i kiedy robiłam. A czasem kiedy nie mam pod ręką kartki a czekam na kogoś lub mam okienko, notuję w kalendarzu swoje wpisy na bloga. W myśl zasady, by nie marnotrawić czasu. Z tych wszystkich powodów potrzebuję dużo miejsca.

Po trzech latach pracy w takim systemie, zmiana na inny zwyczajnie mnie nie przekonuje – nawet jeżeli cała rzesza specjalistów przekonywałaby mnie, że jest to całkowicie koszmarne rozwiązanie, bo jednym rzutem oka nie widzę całego swojego tygodnia.

Telefon

Istnieje rzesza osób, która nie lubi papierowej formy kalendarza i decyduje się na telefon z podobnym uzasadnieniem, iż jest to rzecz, którą zawsze mają ze sobą. No i do tego można sobie ładnie sparować telefon z komputerem i wszystko jest super. Mnie ten system nie przekonuje, bo jestem tradycjonalistką i po prostu uwielbiam papier i uwielbiam pisać zamiast stukać w klawisze. Niemniej, tak jak pisałam na początku – każdy musi znaleźć swój styl i nie słuchać głosów speców, że taki i taki kalendarz lepiej do nich pasuje. Przecież to Tobie powinno służyć, wiec jeżeli chcesz mieć kalendarz, który ma Ci pomóc lepiej się zorganizować w nowym roku, to na pewno musi być on spójny z Tobą. Nie z Twoim guru. Tak, byś chciał z niego korzystać. Koniec z myśleniem „zapamiętam, nie muszę tego pisać”.

Pod względem organizacyjnym telefonu używam tylko w dwóch aspektach. Pierwszy to aplikacja z moim planem zajęć na uczelni, który z racji relatywnie częstych zmian nie ma racji bytu w formie papierowej. Po drugie to gmail, który pomaga mi być na bieżąco z projektem z Koła oraz z tym, co dzieje się na blogu.

W grudniu odkryłam trzeci aspekt, który niesamowicie zaczął mnie mobilizować do realizowania zamierzonych zajęć. To aplikacja Any.do

Aplikacja Any.do

Trafiłam na tą aplikację całkowicie przypadkowo, bo szukałam innej – to do list. Nie pamiętam już dlaczego jej nie ściągnęłam, a zdecydowałam się na Any.do. Może chodziło o opinie? W każdym bądź razie przy pierwszym uruchomieniu pojawił się komunikat iż przez pierwsze pół roku mogę używać jej za darmo w wersji Premium. Powiem szczerze, że nie wiem czym te wersję się od siebie różnią a Internet serwuje mi jedynie mgliste recenzje, więc w dalszej części będę bazować na tym, czego doświadczyłam przy korzystaniu z pełnej wersji.

Jak każda tego typu aplikacja jest bardzo prosta w obsłudze. Dodajesz swoją listę rzeczy, które chcesz zrobić w najbliższym czasie i określasz ich termin realizacji jako: dzisiaj, jutro, wkrótce, kiedyś. O ile rzeczy w rubryce „kiedyś” wiszą sobie i nikomu nie przeszkadzają, tak rzeczy zaplanowane na „wkrótce” po okresie paru dni (chyba 5) same z siebie pojawiają się nagle w rubryce „jutro” a następnie „dzisiaj” (cofanie się do przodu na osi czasu). Za pierwszym razem mnie to zaskoczyło, ale potem pomyślałam, że w sumie to niezły bodziec by w końcu zrobić to, co zaplanowałam zamiast znowu przekładać na bliżej nieokreślony termin.

Każdy dzień zaczyna się od planowania. Aplikacja cały czas pracuje w tle Twojego telefonu i już z samego rana informuje, że nadszedł czas, byś zaplanował swój dzień. Ustalasz, które zadania wykonasz dzisiaj (dodatkowo możesz ustalić godzinę poranną, popołudniową i wieczorną), a które przerzucasz jednak na jutro. Jeżeli wybrałeś sobie zrobienie zakupów popołudniu to o godz. 17 na ekranie telefonu pojawi się przypomnienie, że miałeś zrobić zakupy. Wtedy możesz zaznaczyć iż już tą czynność wykonałeś lub zrobisz to później. Przy wybraniu opcji drugiej, pojawia się komunikat „przypomnę ci ponownie za 3 godziny”.

Po wykonaniu wszystkich rzeczy z listy, dostajesz gratulację od aplikacji, że wykonałeś „świetną robotę”. Do tego jest jeszcze odpowiednia oprawa muzyczna, która sprawia, że naprawdę czujesz się jak najlepszy boss.

Co szczególnie podoba mi się w tej aplikacji? To ciągłe przypominanie. Z jednej strony niesamowicie wkurza, kiedy co chwilę wyskakują powiadomienia, codziennie trzeba ustalać listę rzeczy do zrobienia i analizować, kiedy je wykonać. Z drugiej strony… przez to ciągłe „męczenie” użytkownika, w końcu dla świętego spokoju zrobisz pewne rzeczy, byleby znowu to powiadomienie nie wyskoczyło. Uwierz mi, że działanie psychologiczne odgrywa tutaj niesamowitą rolę.

Dodatkowo każde zadanie możesz podzielić na podzadania albo dołączyć do nich pliki. Powiadomienia to również opcjonalna funkcja, ale odradzałabym jej wyłączanie. Poza tym na aplikacji można dzielić i delegować zadania pod warunkiem, że druga osoba również posiada konto w aplikacji.

Obecnie jestem na etapie planowania stycznia i rozkładania sobie zajęć w taki sposób, by jednak znaleźć czas na sen. Nigdy nie lubiłam uczyć się na ostatni moment, a teraz przy znacznie mniejszej ilości czasu muszę się tak zorganizować, żeby nie uczyć się na dzień przed. Tym bardziej, że mój ostatni tydzień stycznia wygląda tak, iż mam po 2-3 zaliczenia na dzień. Kiepsko to widzę, dlatego dokonuję teraz małej priorytyzacji i będzie mnie trochę mniej na blogu. Planuję cotygodniowe wpisy w piątki, do czasu aż odetchnę z myślą iż „sesja za mną”.