Zarządzanie czasem - część teoretyczna

Zarządzanie czasem to nic innego jak zarządzanie sobą w czasie. Czas jest postrzegany jako drogocenny zasób w związku z tym, że obecnie ludzkość cierpi na jego niedomiar. Zawsze bardziej ceni się to, czego brakuje niż to, co jest w nadmiarze. Na temat zarządzania czasem napisano wiele książek, ale część z nich opiera się w głównej mierze na tym samym. Skąd wiem? Sprawdziłam przy okazji pisania pracy semestralnej na temat zarządzania czasem. Okazuje się, że czasem studia potrafią kształcić w sposób życiowy i wiedzę wyniesioną z książek, mogę zaprezentować również tutaj.

Zaraz na początku pisania pracy trafiłam na słowa św. Augustyna, który wysnuł teorię, że czasem nie można zarządzać. Jak zarządzać czasem przeszłym, którego już nie ma, czasem przyszłym, którego jeszcze nie ma, czy czasem teraźniejszym, który wprawdzie jest, ale tylko przez chwilę, by potem również odejść w niebyt? Przyznam, że kusiło mnie oddać pracę tylko z tym wyjaśnieniem św. Augustyna, ale obawiam się, że wykładowca mógłby nie mieć mojego poczucia humoru i dostałabym dwóję, co mnie raczej nie satysfakcjonuje. W związku z tym razem z koleżanką napisałyśmy pracę w Wordzie na niecałe 30 stron. Byłam odpowiedzialna za część teoretyczną tej pracy, więc przejrzałam kilkanaście książek, a w samej pracy zastosowałam ich 10, więc mogę nieśmiało powiedzieć, że nieco wiedzy w temacie time management posiadłam.

photo

Zarządzanie czasem można zdefiniować jako „świadome przekształcenie beznadziei próżniactwa, a także pracy bezużytecznej lub zbyt intensywnej i wyniszczającej, w pracę planową, efektywna i zorganizowaną, zapewniającą osobisty sukces i zadowolenie.” (2)

1. Celem zarządzania czasem jest odnalezienie wewnętrznej równowagi pomiędzy poszczególnymi dziedzinami naszego życia: osiągnięcia, sens życia, zdrowie, kontakty towarzyskie.
2. Etapy zarządzania czasem wraz z korzyściami, jakich dostarczają:
3. Określenie celu: likwidacja słabych stron, koncentracja sił na tzw. wąskich gardłach, ustalenie terminów i następnych kroków
4. Planowanie: optymalny podział i wykorzystanie czasu
5. Podejmowanie decyzji: uporządkowanie zadań według stopnia ich ważności i realizacja zadań istotnych w pierwszej kolejności
6. Realizacja i organizacja: wykorzystywanie czasu w szczytowej wydajności, uwzględnianie okresów wahań formy, rozwój własnego stylu pracy
7. Kontrola: upewnienie się co do planowanej wydajności, pozytywne nastawienie do życia
8. Informacja i komunikacja: lepsza organizacja konferencji, ustalenie godzin spotkań, mniej przerw w pracy, ograniczenie ilości dokumentów. (3)

Wszystkie wymienione powyżej etapy pozostają ze sobą w ścisłej korelacji, ponieważ samo marzenie nic nie daje, jeżeli nie zamieni się go w konkretny cel. Cel można osiągnąć jedynie poprzez realizację mądrego planu, który z kolei należy konsekwentnie realizować. Tylko entuzjazm i wytrwałość w realizacji może zapewnić odniesienie sukcesu. Ciągle jednak należy pamiętać o kontroli postępu robót, aby nie rozminąć się z pierwotnym planem. Pominięcie któregokolwiek z etapów uniemożliwia osiągnięcie sukcesu.

Paradoksem jest sytuacja, kiedy chcąc w języku potocznym „zaoszczędzić” czas, ludzie uczęszczają na kursy szybkiego czytanie, kupują komputery z lepszymi procesorami, a na obiad zadowalają się fast foodami. Wszystko po to, by zyskany w ten sposób czas spędzić na wielogodzinnym oglądaniu telewizji czy bezmyślnym graniu na komputerze.

Przeciętny człowiek wg. Michaela Fortino:

• 7 lat spędza w łazience
• 6 lat spędza na jedzeniu
• 5 lat czeka w kolejkach
• 4 lata sprząta w domu/mieszkaniu
• 3 lata przesiaduje na spotkaniach i naradach
• 1 rok szuka różnych rzeczy
• 8 miesięcy czyta materiały reklamowe i ulotki przesyłane pocztą
• 6 miesięcy czeka w samochodzie na czerwonych światłach
• 120 dni myje zęby
• 4 min./dzień rozmawia ze współmałżonkiem
• 0,5 min./dzień rozmawia z własnymi dziećmi

Istnieje bardzo wiele wartościowych zasad, odpowiadających na pytanie: jak zarządzać czasem? Oto kilka z nich:

1. Przyszłościowe myślenie
2. Sporządzanie planów życiowych
3. Pozytywna motywacja
4. Wszystko co jest robione, robione jest również dla innych
5. Traktowanie własnego czasu jak coś niezwykle cennego i niepowtarzalnego
6. Podejmowanie działań, które wcześniej się nie powiodły, ale z lepszym przygotowaniem niż poprzednio
7. Zmiana pracy na taką, którą można wykonywać nawet bez wynagrodzenia
8. Kontrola efektywności wykorzystania swojego czasu
9. Nieustanna nauka i inwestycja we własne kompetencje
10. Równowaga pomiędzy pracą zawodową a życiem osobistym
11. Dbanie o zdrowie
12. Nauka zarządzania czasem powinna się zacząć od najmłodszych lat (2)

Powyższa wiedza pochodzi z 3 książek, z czego dwie mogę polecić tj. "Zarządzanie czasem" B.Tracy (1) oraz "Zarządzanie czasem. Poradnik dla mało efektywnych" H.Bieniok (2). Trzecia książka to "Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu" J.Seiwerta (3), która moim zdaniem posiada jedynie dumny tytuł i niewiele ponadto.

Nie wspomniałam o żadnych metodach zarządzania czasem, ale to tylko dlatego, że chcę poświęcić jeden wpis na pewną wartościową książkę, która składa się z samych metod i technik zarządzania czasem (stąd będzie i część praktyczna tego wpisu). Nie chcę się powtarzać, dlatego dzisiaj tylko parę informacji ogólnych i ciekawostek.

PS. Ten semestr mam na uczelni maksymalnie zakręcony. Jakoś tak się wszystko ułożyło, że mam szansę zaliczyć całą sesję "przed sesją" i już od 4 czerwca cieszyć się wakacjami. Dlatego też ostatnio widać u mnie drobny zastój w pisaniu, komentowaniu a przede wszystkim w odwiedzaniu Waszych blogów za co serdecznie przepraszam. Chociaż staram się efektywnie zarządzać własnym czasem, to jednak wciąż dysponuje 24h jak każdy śmiertelnik. Mam nadzieję, że mogę liczyć na Waszą wyrozumiałość ;-)