Savoir vivre dobrej prezentacji, czyli czego możesz się nauczyć z (nie)udanych szkoleń

Pierwszą myślą i to całkiem uzasadnioną jest, że takie nieudane szkolenie może pokazać jak takich wystąpień NIE należy przygotowywać. Byłoby to jednak zbytnie uproszczenie tematu. Poza tym, bez sensu uczestniczyć w wydarzeniach i poświęcać na nie swój czas z założeniem „teraz nauczę się jak nie popełniać podobnych błędów”. Poza tym, wybierając się gdzieś nie możesz wiedzieć jak będzie i z reguły nastawiasz się jednak na coś ciekawego i nowego. Jeżeli rzeczywistość rozminie się z Twoimi oczekiwaniami, zastanów się czy aby na pewno nie było ani jednej rzeczy, którą mogłeś wyciągnąć z tego doświadczenia?

 

 

Będąc na licencjacie miałam stosunkowo niewiele okazji, by chodzić na jakieś wykłady otwarte, warsztaty, o szkoleniach nie wspominając. Zazwyczaj udawało mi się wybrać na coś takiego dwukrotnie w ciągu semestru, co było małą ilością w stosunku do mojego apetytu. Teraz sytuacja stała się odmienna i w przeciągu 1,5 miesiąca byłam na 8 tego typu wydarzeniach, a kolejne 2 mam jeszcze w tym tygodniu. Czy to dużo? Jak dla mnie tak, bo ciągle gdzieś tam próbuję wrócić do swojej normalności, nie dostrzegając, że normalność zmieniła swoją definicję w międzyczasie.

Byłam na przeróżnych wystąpieniach i część powalała na nogi i kazała zbierać szczękę z połogi, ale były i takie kiedy musiałam walczyć z opadającymi powiekami, bo osoba która prezentowała nudziła niemiłosiernie. Z racji tej, że sama przygotowałam mnóstwo prezentacji w swoim życiu i jeszcze więcej ich obejrzałam, naprawdę potrafię docenić dobrą robotę. Inna sprawa, że dobrze zrobiona prezentacja zdarza się niezmiernie rzadko. W sumie dziwi mnie to, bo jeżeli ktoś zostaje zaproszony do zaprezentowania pewnego tematu, to przecież miał czas się przygotować, a jeżeli nie uważa się za dobrego mówcę, to mógł odmówić. Niestety, niektórzy uważają, że ważne jest by coś powiedzieć, nieważne jak. A to bardzo irytuje mojego wewnętrznego słuchacza. 

 

Dane statystyczne przedstawiaj w formie wykresów 

Pierwszy otwarty wykład, na którym byłam w tym roku akademickim dotyczył posiadania broni przez Amerykanów i był w całości prowadzony przez rodowitego Amerykanina. Dla mnie największą gratką z całego wydarzenia było posłuchanie amerykańskiego angielskiego w formie bezpośredniej, a nie tej nagranej na taśmie lub w filmie. Sam temat był bardzo trudny, poparty ogromną ilością danych i daleko było mu do zachwycenia mnie.

Moja rada:
Jeżeli masz do zaprezentowania dane statystyczne, to miej litość dla Słuchaczy i zaprezentuj je na wykresie lub innym rysunku. W ten sposób znacznie lepiej przykujesz uwagę innych oraz pomożesz im zrozumieć, czy nastąpił spadek lub wzrost w stosunku do roku ubiegłego. Jeżeli nie lubisz robić prezentacji lub nie masz czasu na jej przygotowanie, bo dowiedziałeś się o wystąpieniu na przysłowiowe „za pięć dwunasta”, zadbaj by wprowadzić do Power Pointa chociaż dane liczbowe. Nie wspominając już o tym, że jest to rewelacyjne rozwiązanie kiedy prowadzisz wystąpienie w języku obcym – ułatwiasz zadanie zarówno sobie, nie męcząc się z odczytywaniem setek tysięcy, jak i Słuchacze nie mają wątpliwości czy mówisz o 13 czy 30 (przykład pasujący do języka angielskiego). 

 

Trzymaj się ram czasowych, które zostały Ci przydzielone

Drugim falstartem była prezentacja pt. „Na tropie talentów – poznaj swoje mocne strony” wysłuchałam podczas Targów Pracy organizowanych przez ACK. Powiem szczerze, że musiałam się nieźle naszukać, by znaleźć temat tej prezentacji. Nie była niczym szczególnym, nie spełniła moich oczekiwań. Było coś o kreatywności, coś o pasji i coś o naszej ewolucji przez całe życie. Nie wiem jaka była puenta, a na pewno jakaś była. Jedno co zapamiętałam to… brak czasu. Spotkanie się przeciągnęło, organizatorzy potrzebowali sali i byli niecierpliwi, prowadząca uśmiechała się przepraszająca, a ja zaczęłam się jedynie skupiać na tym, że czas się skończył i pewnie dlatego, nie zapamiętałam puenty,

Moja rada:
Bądź pewien, ze jeżeli masz godzinę to Twój wykład zajmie dokładnie godzinę. Jeżeli masz 1,5h, to niech on zajmie dokładnie tyle czasu, ewentualnie coś mniej jeżeli liczysz na pytania od publiczności. Szanuj czas innych oraz swój i bądź punktualny. 

 

Przećwicz wcześniej swoje wystąpienie i to więcej niż jeden raz 

Wydarzenie na które bardzo długo czekałam to Smok Blog. Pod tym wydarzeniem kryją się trzy odrębne wystąpienia, a wszystkie dotyczyły zarabiania (lub nie) w blogosferze. Wspominałam, że chciałam uczestniczyć w tym wydarzeniu jak tylko postanowiłam studiować w Krakowie, a to ze względu na to, że organizuje je m.in. dwóch Blogerów, których czytam z wielkim zainteresowaniem. To, co wyniosłam z tego spotkania, to przeświadczenie, że wcale nie trzeba być znanym, by dobrze się bawić na takim wyjściu. Wydarzenie szczerze polecam wszystkim. Dzisiaj jednak skupiam się na wystąpieniach a nie kwestii organizacyjnej i jest to bardzo ważne, bo te rzeczy należy rozgraniczyć. Prezentacje były odmienne, przygotowana w Power Pointcie lub Prezi. Czasem miałam wrażenie, że jeden z prezentujących nie do końca wie co chce powiedzieć przy danym slajdzie. Wyczuwałam brak przygotowania, brak jednoznacznej myśli do przekazania (albo nieporęczne wciskanie jej zamiast pozwolić na samoistne wypłynięcie wniosku).

Moja rada:
Przygotuj się zawczasu na takie wydarzenie, bo nigdy nie dostajesz zaproszenia na dzień przed. Przećwicz tą prezentacje parę razy, zastanów się czy wszystko jest zrozumiałe. A kiedy używasz rysunków zamiast tekstu, to nie stój zbyt długo przed ekranem, zastanawiając się jaką ukrytą wiadomość tam zawarłeś. 

 

Ćwiczenia mówią więcej niż regułki

„Zarządzanie czasem” to przykład szkolenia, na które sama bym nie poszła, ponieważ mam wrażenie, że na organizacji czasu zjadłam już zęby. W szkoleniu musiałam wziąć udział jako, że było obowiązkowe dla nowych członków Koła. Masę rzeczy, która była prezentowana znałam już dużo wcześniej. A jednak była jedna rzecz, która mnie zastanowiła. Dostaliśmy zadanie, gdzie mieliśmy do przeczytania historyjkę, w której zostajesz przedstawiony jako członek rodziny, który wraca do domu z wakacji i masz 2 dni na ogarniecie niesamowitego bałaganu, a do tego wydaje się że los sprzysiągł się przeciwko Tobie, zadania się na siebie nakładają, do tego dochodzą różne ograniczenia i zależności. Właściwie nie wiadomo co zrobić najpierw i kogo potraktować priorytetowo. Gdzieś na koniec tego ćwiczenia, kiedy dzieliliśmy się swoimi sposobami rozwiązania problemu, wyszło jak bardzo ważne jest grupowanie zadań a niekiedy również ich delegacja. O tyle, o ile delegacja jest mi na razie obca, o tyle grupowanie zadań to nic trudnego, a jednak gdzieś tam mi to umknęło i moja organizacja życia w Krakowie pod kątem głupich zakupów spożywczych była zorganizowana dość chaotycznie.

Moja rada:
Jeżeli masz czas, daj uczestnikom szkolenia jakieś zadanie do wykonania. Kiedy mówisz, że coś działa tak i tak albo, że zalecasz np. grupowanie zadań jako metodę oszczędzania czasu, to każdy kiwnie głową, ale gwarantuję Ci, że nikogo nie przekonasz. Kiedy dasz im do wykonania zadanie, z którego sami wysnują wniosek, że grupowanie zadań niesamowicie oszczędza czas, wtedy możesz być pewien, że uczestnicy wyniosą ze szkolenia znacznie więcej niż wspomnienie, że było fajnie. 

 

Dowiedz się kto jest Twoją publicznością i do czego mogą wykorzystać wiedzę, którą im zaoferujesz

Test Belbina to test, który pozwala ocenić jaką rolę przyjmujesz w zespole, a tym samym z czym sobie najlepiej radzisz, co jest Twoją mocną stroną. Na tej podstawie można delegować zadania i na różnych etapach projektu oczekiwać od członków zespołów różnego stopnia zaangażowania. Test taki robiłam na wiosennych szkoleniach, ale jakoś wtedy niespecjalnie przejęłam się faktem, że jestem perfekcjonistką oraz praktycznym organizatorem. W obecnym momencie, kiedy zostałam koordynatorką patrzę na te role przez zupełnie inny pryzmat.

Moja rada:
Na spotkania ludzie zapisują się sami, więc byłoby dziwnie gdybyś na wykładzie dopytywał ich czy na pewno wiedzą po co tu są. Czasem po prostu należy się pogodzić z tym, że jedni ze spotkania wyniosą więcej niż inni. 

 

Mów o tym, co ważne i zachowuj logiczną ciągłość 

SeeUMaster to cykl wykładów/szkoleń prowadzonych na moje uczelni w sekwencji 3 wykładów w 3 blokach tematycznych przez 3 tygodnie. Pierwszy blok dotyczył rozwoju, więc automatycznie zapisałam się na wszystkie 3 wykłady. Okazało się, że podczas jednego spotkania miałam okazję widzieć 3 całkowicie odmienne prezentacje. Najbardziej zachwyciła mnie ta prowadzona przez Martynę Tarnawską. Dziewczyna była autentyczna, zabawna z dobrze przygotowaną prezentacją pod kątem zarówno wizualnym jak i merytorycznym. To było dla mnie coś ożywczego, bo do dzisiaj nie wiem co było celem pierwszego wykładu zatytułowanego „Nie zawsze jest niedziela”. Niestety, nie wszystkie życiowe historie uważam za inspirujące. Aczkolwiek i z tej prezentacji się czegoś nauczyłam. To była zaraz na początku, kiedy prowadzący wyszedł na środek Sali z banknotem 10zł w ręce i zapytał: „Kto chce 10 zł?”. W górę podniosło się parę rąk. Ale celem tego ćwiczenia było podniesienie swoich czterech liter i osobiste sięgnięcie po ten banknot. Pewien chłopak stosunkowo szybko się zorientował w czym rzecz, a mnie w głowie została myśl, że jeżeli czegoś chcesz od życia, to musisz to zainicjować. Musisz się ruszyć z miejsca i musisz po prostu zacząć robić.

Moja rada:
Kiedy opowiadasz jakąś historię swojego życia, niech ona będzie spójna od początku do końca. Niech będzie obrazować tylko jedną idee, którą chcesz przedstawić. Nie rozbijaj się o kilka głębszych przesłań, bo ludzie przylepią im nalepkę „fajne” i na tym się skończy. Kiedy zaserwujesz im jedną dobrze przemyślaną historię, wtedy ich przekonasz. Nie tylko dadzą Ci naklejkę „fajne” ale i zastanowią się jak to ma się do ich życia i może wreszcie podejmą próbę zmiany pewnych schematów. 

 

 

Na koniec mam radę dla wszystkich osób po drugiej stronie, czyli stronie Słuchaczy , Uczestników. Nie bój się mówić, że jakaś prezentacja Ci się nie podoba. Nie bój się żądać lub szukać czegoś lepszego. To, że bierzesz udział w jakimś wydarzeniu bezpłatnie wcale nie znaczy, że musicie kiwać potakująco głową na wszystko, co zostanie Ci powiedziane. Chodź na takie wydarzenia i zrażaj się, bo jak widzisz z każdej prezentacji można coś wynieść i w przyszłości zastosować u siebie. Albo też uniknąć pewnych błędów. Tak szczerze, to ten savoir vivre poszerzyłabym o kilka innych punktów, ale te są najbardziej wkurzające i najczęściej się powtarzają. 

 

Wszystkie powyższe wydarzenia były bezpłatne. Wszystkie. A jednak jedne zwalały z nóg i przywodziły na myśl: „Ja też chcę! Mówię i wszyscy mnie słuchają oraz śmieją się z moich żartów”, a inne sprawiały, że liczyłam ilość jarzeniówek w suficie… To nie cena je rozróżnia, a osoba prowadząca.